Перечень учебников |
Учебники онлайн |
|
|---|---|---|
43. Самоменеджмент: понятие, характеристика. Организация личной работыЕго цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств. Ежедневно менеджер выполняет различные функции, этот процесс можно представить как круг самоменеджмента (приложение № 11). Постановка целей. Определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны и подумать, как избавиться от них. Уяснить, с чем необходимо считаться в ближайшие годы. Например, состав ближайшего окружения (партнеры, родители) или возраст. Провести анализ «цель–средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравнить с реальной ситуацией. Сформулировать конкретные реальные цели с указанием сроков (личные и профессиональные). Планирование личного времени. В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды: • Долгосрочный (3-5 лет); • Среднесрочный (1-3 года); • Текущий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) Правила планирования личного времени. а) Охватить планом лишь 60 процентов рабочего дня, оставляя 20 процентов на непредвиденные проблемы и 20 процентов - на творческую деятельность, повышение квалификации. б) Всегда доводить до конца начатое дело. в) Планировать такой объем задач, с которым можно справиться. г) Обеспечить гибкость планов. д) Фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результаты. е) Устанавливать точные сроки и временные нормы для выполнения дел. ж) Избегать тирании срочных дел (самое срочное дело не всегда бывает самым важным). з) Планировать использование личного времени. и) Согласовывать свои планы с коллегами. Реализация менеджером разработанных планов, организация его трудового процесса предполагает установление приоритетов в выполнении дел. По значимости все дела делятся на 3 группы: • Важнейшие дела (категория А) – составляют около 15 процентов от общего числа дел, а их значимость около – 65 процентов. • Менее важные дела (категория Б) – около 20 процентов от их общего числа, их значимость - 20 процентов общей значимости дел. • Несущественные дела (категория В) – 65 процентов от их общего числа, но их значимость – лишь около 15 процентов. Целесообразно дела категории А менеджеру выполнять самому; Б – частично делегировать подчиненным; В – преимущественно делегировать. Следует также учитывать изменение работоспособности человека в течение дня. В связи с этим целесообразно дела категории А выполнять в часы наивысшей трудоспособности - в первой половине дня, дела категории Б – во второй половине, категории В – в самом начале и в конце рабочего дня. Важным связующим звеном между другими функциями самоменеджмента являются информация и коммуникация – ключевые моменты процесса управления. Важное место в деятельности менеджеров занимают совещания и конференции. Они должны проводиться, когда возникает необходимость в обмене информацией, анализе ситуации, принятии решений. Эти вопросы решать коллективно эффективнее, но затраты времени и средств выше. При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, участников, время и место проведения. Заранее разослать приглашение с указанием повестки. Совещание следует начинать в точно назначенное время. Вначале согласовать с участниками повестку, регламент, порядок принятия решений. Во время совещания следует контролировать, как достигаются цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность. В конце заседания следует повторить принятые решения, подвести итоги и пояснить, что, кем, и к какому времени должно быть выполнено. Раздать всем участникам краткий протокол с наиболее важными результатами. Завершить совещание на позитивной ноте и желательно в назначенное время. Необходимо также проводить регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие проблемы. Важное значение имеет управление потоками посетителей, что требует, в частности, отгородиться от ненужных и незаявленных посетителей. Для этого рекомендуется: поручить секретарю согласование и соблюдение сроков посещений; использовать письменный стол секретаря как своего рода барьер; установить приемные часы; принимать посетителей стоя и определять во время приветствия необходимость посещения. Если беседа затянулась, а посетитель не желает ее завершать, целесообразно высказать обобщающий вывод и закончить беседу; посмотреть на наручные часы; встать и проводить посетителя к двери; договориться с секретарем, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем деле. Телефонные разговоры. Они могут, как экономить время и деньги, так и поглощать их, что зависит от рационального использования телефона. Для защиты от ненужных звонков следует: проинформировать потенциальных абонентов, когда им желательно звонить; избегать таких фраз: «Позвоните мне как-нибудь»; пропускать все звонки через секретаря; значительно экономят время телефонные блоки. Для этого следует выбрать 1-2 временных промежутка, когда можно «отработать» телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним. Немаловажное значение имеет рациональное ведение корреспонденции – это требует, чтобы к менеджеру поступала корреспонденция, имеющая для него значение, не содержащая рутины (Работа с документами). Служебные контакты и беседы, собрания и совещания. Самоконтроль – последняя функция, благодаря которому определяется, выполнены ли запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Он подразделяется на контроль процесса (промежуточный) и контроль результатов (конечный). Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Менеджеру необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов. Руководитель будет эффективным, если умеет правильно организовать свою работу. Это предполагает решение проблемы оптимального использования рабочего времени. Значительный эффект дает использование метода «Альпы», он прост и требует не более 10 минут для составления – ежедневного плана. Основные правила и сущность метода «Альпы». 1. План дня должен быть в письменном виде: • Если он в голове, то легко что-то забыть, отклонить в лавине дел; • Нарисовав план на бумаге – разгружаете память; • Зафиксированный на бумаге план, имеет эффект самомотивации действий, активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня. 2. Письменная программа дня поможет «не терять» несделанные дела (переносить их на завтра). Плюс – ты видишь потребность во времени, резервы твоего времени и все «помехи» делу. 3. План дня двигает к автоматической, не требующей дополнительных усилий, рационализации труда (ты сознательно противодействуешь внутренним и внешним «помехам»; тебя не отвлекают лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела). 4. В конце дня задай себе вопрос: «Что сделано? Почему так мало?» Причина – не ориентировался на цели дня и лавина случайных дел захлестнула. 5. План дня должен содержать лишь то, что ты хочешь, должен, можешь сделать в этот день. И цели должны быть реальные и достижимые для тебя. На них надо сконцентрировать и мобилизовать силы. Метод «Альпы» включает 5 стадий: 1. Составление заданий (задач дня). 2. Оценка длительности дел. 3. Резервирование времени. 4. Принятие решения по приоритетам, сокращениям и перепоручению дел. 5. Контроль и перенос не сделанного. Вопросы для закрепления: 1. Что означает термин «Самоменеджмент руководителя»? 2.Какая функция находится в центре круга самоменеджмента и почему? 3. Для чего менеджеру необходимо планировать личное время? 4. Охарактеризуйте функции самоменеджмента. 5. Охарактеризуйте метод «Альпы». Тест. Укажите один верный вариант ответа: 1. Самоменеджмент руководителя – это: а) Взаимосвязь функций управления б) Организация личной работы в) Организация мотивации работников г) Все вышеперечисленные варианты 2. Планирование сроком на 3 – 5 лет называют: а) Текущим б) Среднесрочным в) Долгосрочным 3. Сколько процентов рабочего дня следует охватывать планом: а) 40 б) 50 в) 60 г) 90 4. Какая функция в круге самоменеджмента находится в центре: а) Самоконтроль б) Определение приоритетов в) Планирование г) Коммуникации |
||
|
|
© uchebnik-online.com |